09 августа 2013
Формальные и неформальные информационные потоки в организации
Часть 1
Статья подготовлена в рамках исследования
«Информационные потоки в организации»
Никонов В.В.
Введение
В современном обществе, которое принято считать постиндустриальным [1,2] или, что более актуально, информационным [3,4], быстро растет значимость и ценность таких ресурсов как информация, знания [5], компетенции [6].*
Цель исследования: математическое моделирование информационных потоков для автоматизации процесса оценки уровня знаний и компетенций сотрудников организации
Задача качественной и количественной оценки уровня знаний и компетенций осложнена следующими факторами:
- сложность выбор объективных критериев или шкалы для оценки;
- возможная заинтересованность человека скрыть истинный уровень своих знаний и компетенций;
- высокая затратность индивидуального подхода, особенно в больших коллективах (от нескольких сот до десятков тысяч человек).
Преимущества, которые могут быть получены при использовании средств математического моделирования:
- оперативность расчета оценочных значений, независимо от размера компании;
- построение оценок без отвлечения персонала для прохождения тестирования или бесед;
- повышение объективности оценок;
- улучшение осведомленности служб информационной безопасности и руководителей при прогнозировании ситуации и планировании деятельности.
Примеры №1 и №2.
Основные определения
Под информационным потоком в статье будет подразумеваться канал или механизм передачи информации в пространстве и/или во времени. Информационный поток может объединять в себе набор характеристик, свойственных и каналу связи (скорость передачи, искажения и др.) и передаваемой информации (востребованность, конфиденциальность, актуальность, полнота и др.). Информационный поток может начинаться и заканчиваться на информационном узле.
Под информационным узлом или просто узлом в статье будет подразумеваться носитель, где информации может накапливаться и/или обрабатываться. Наиболее очевидные объекты, являющиеся информационными узлами, это сотрудники и эксплуатируемые в организации информационные системы. На будущее отметим, что в зависимости от детализации или полноты модели узлами могут являться целые организации или неопределенные группы лиц.
Рассматривая совокупность информационных потоков и узлов не сложно заметить, что данное множество близко определению взвешенного графа [7]. Это значит, что при моделировании может быть задействован существующий богатый инструментарий: алгоритмы и библиотеки.
Для целей моделирования разделим все информационные потоки на два класса: формальные [8] и неформальные.
Формальные информационные потоки обладают следующими важными свойствами:
- они известны (для составления полного перечня может понадобиться провести ревизию существующих в организации информационных систем и регламентов взаимодействия подразделений);
- управляемы и верифицируемы (существуют эффективные механизмы, изменения параметров потока, такие как блокировка учетных записей, ограничение доступа, существует возможность достоверной проверки состояния);
- доступ регламентирован и формализован.
Неформальные информационные потоки необходимо выявлять, оценивать, прогнозировать. Неформальный информационный поток, не стоит об этом забывать, явление не столько техническое, сколько социальное. Для выявления неформальных информационных потоков будем широко применять социальные графы [9] с различными метриками.
Подробное описание моделей и порядок их построения будут рассмотрены в следующей статье.
Существующие системы
Рассмотрим существующие системы, применяемые в организациях для повышения уровня.
Системы предотвращения утечек данных (DLP) [10] получают всё большее распространение. Эффективность данных систем – отдельная тема для обсуждения [11]. Сейчас, в контексте данной статья, обратим внимание, что системы класса DLP позволяют с высокой точностью определить уровень осведомленности сотрудника, выявить значительную часть формальных и неформальных информационных потоков, проходящих через него. К сожалению, в подобных системах сравнительно недавно появился функционал, позволяющий связать различные технические каналы с конкретной персоной или сотрудником, например, использование внешнего e-mail адреса при переписке с другими сотрудниками.
Централизованные системы управления учетными записями пользователей (Identity Manager от Oracle или Novell) позволяют в реальном времени управлять формальными информационными потоками, восстанавливать историю таких потоков по текущим или ранее существовавшим у учетных записей сотрудника правам доступа. Для работы с неформальными информационными потоками такие системы подходят слабо.
Примеры
Пример №1. Необходимо создать рабочую группу из специалистов разных направлений (инженеры, экономисты, сотрудники службы безопасности и др.) для анализа ситуации, оценки последствий и выработки мер реагирования на выявленные действий инсайдера или проработки условий крупного заказа на этапе конфиденциальных переговоров. Условия, которые, обычно, желательно выполнить для повышения эффективности работы группы:
- минимальное количества людей в группе, которое обеспечит необходимый уровень качества результата (с точки зрения минимизации затрат на оплату работы, отвлечения специалистов от основных обязанностей);
- минимизация количества сотрудников в организации, знакомых с решаемой задачей (т.е. подбор в группу из общего числа сотрудников тех, кто уже знаком с проблемой, стараясь не расширять круг осведомленных).
Использование данных о фактической или потенциальной осведомленности сотрудников на этапе подбора кандидатов в группу поможет выполнить условия.
Пример №2. Особенные ситуации: обследование компании на предмет оценки рыночной стоимости перед приобретением или слиянием, планирование организационно-штатных мероприятий при выделении дочернего предприятия, другие крупные организационно-штатные преобразования. Эффективность таких мероприятий может быть повышена, если минимизировать потери знаний, навыков и компетенций, необходимых компании в будущем, сохранить сотрудников, обладающих важной инсайдерской информацией. Важно учитывать, что сотрудники могут пытаться как завысить свою значимость для компании, так и занизить.
Занижение сотрудником собственной значимости для компании встречается не часто и, обычно, связано с желанием расторгнуть трудовой договор по уважительной причине по инициативе работодателя (возможность быстрого увольнения, отмена возмещения оплаты за обучение, получение компенсации).
* Большое количество ссылок на определения приведены, чтобы сократить описательную обзорную часть статьи, выделить и подчеркнуть отдельные значения многозначных терминов.
Список литературы
